بهبود مهارت های ارتباطی در دورکاری
ارتباطات، ارتباطات، ارتباطات
همه ما میدانیم که ارتباطات مهم است، اما توسعه و پیادهسازی مهارتهای ارتباطی در محل کار همیشه چالش برانگیز بودهاست. و باید اعتراف کرد که پس از کووید و افزایش دورکاریها این چالش را پیچیدهتر کرده است. با این حل ارتباط موثر برای همه اقشار متحول کننده است. در این مقاله به شما میگوییم که چرا ارتباط در محیط کار مهم است و چگونه میتوان آن را بهبود داد.
چرا ارتباط موثر مهم است؟
ارتباط موثر در محل کار باعث افزایش روحیه کارکنان، تعامل، بهره وری و رضایت میشود. درنهایت، ارتباطات موثر در محل کار به کسب نتایج بهتر برای افراد، تیم ها و سازمان ها کمک می کند. برای برداشتن حتی یک گام رو به جلو، به ویژه به عنوان یک مدیر، ایجاد مهارت های ارتباطی خوب مزایای عمیق کوتاه مدت و بلندمدتی برای سازمان شما دارد. فردی با دانش ارتباط موثر میتواند با نتایج بهتر و سوءتفاهمهای کمتر، تیم خود را برای انجام کارهای بیشتر تشویق کند و چه کسی سوءتفاهمهای کمتری نمیخواهد؟
همه این موارد می تواند به موفقیت شرکت – و موفقیت شخصی شما به عنوان یک رهبر کمک کند.
چهار نوع ارتباط موثر در محیط کار
همه ارتباطات کاری یکسان نیستند. همه ما تجربه نشستن در یک جلسه خسته کننده طولانی را داشتهایم. کانالهای ارتباطی متفاوت برای انواع مختلف ارتباطات ایدهآل محسوب میشود. بسته به نوع اطلاعاتی که قرار است منتقل شود، آن کانالهای مختلف میتوانند میزان تاثیر گذاری را کاهش و یا افزایش دهد. فردی که ارتباطات موثر را به خوبی میتواند پیادهسازی کند، ابزارهای خود را مطابق با نوع ارتباطاتش گسترش میدهد.
ارتباطات رهبری
رهبران در اکثر مواقع ارتباطات یک طرفه با تیم برقرار میکنند. هدف آنها ممکن است اطلاعرسانی اخرین بروزرسانیها باشد، مثل آخرین تغییرات خط مشی سازمان. رهبران میتوانند برای متقاعدسازی، تشویق و یا متعهدسازی افراد ارتباطات خود را برقرار کنند.
ارتباطات رو به بالا
مدیران اغلب باید با مدیران رده بالا و سایر رهبرانی که بهطور مستقیم در سلسه مراتب سازمانی آنها نیستند ارتباط برقرار کنند، مثل ارتباط مدیرعامل یک کارخانه با مدیر محیط زیست استان خود. این ارتباطات ممکن است به شکل ایمیل یا ارائه گزارشات کتبی باشد. صرف نظر از قالب، این نوع ارتباط باید بسیار رسمیتر در نظر گرفته شود.
جلسات
جلسات، چه بزرگ و چه کوچک، بخش مهمی از استراتژی ارتباطی داخلی سازمان است. البته که باید پذیرفت که این نوع ارتباط اغلب بسیار نامفهوم ولی پراستفاده است. جلسات موثر بین افراد تیم اشتیاق آنان را اقزایش میدهد و اطلاعاتی را که پتانسیل بالایی برای ایجاد سوءتفاهم دارد، اگر به صورت غیر حضوری بیان شوند، با سرعت زیادی به بهترین شکل منتقل میکند.
تعاملات غیررسمی
ارتباطات غیررسمی شامل ایمیلها و چتهایی است که در تمام طول روز در آن شرکت میکنید: اتواع درخواست، درخواست اطلاعات، پاسخ به درخواستها و ارائه یا دریافت پشتیبانی و راهنمایی. این ارتباطات غیررسمی علاوه بر پیشبرد کار سازمان، اهداف ثانویه ای از جمله ایجاد ارتباطات اجتماعی ، فرهنگ سازی، ایجاد اعتماد و یافتن زمینه های مشترک دارند.
مزایای ارتباط خوب در محیط کار
هنگامی که کارکنان مستقیماً در محصولات و ابتکارات کاری شرکت میکنند، به تقویت حس مالکیت در آینده شرکت کمک می کنند. همچنین باعث میشود آنها بخواهند برای بهبود مواردی مانند سودآوری شرکت، رضایت مشتری و برند تلاش کنند. بیایید نگاهی به راههایی بیندازیم که ایجاد مهارتهای ارتباطی شما از طریق سازمان شما کاهش مییابد و مستقیماً بر نتیجه آن تأثیر میگذارد.
هفت دلیل برای اینکه روی مهارتهای ارتباطی خود کار کنید
تعامل بهتر
ارتباط بهتر منجر به مشارکت بیشتر کارکنان می شود که معیاری کلیدی برای بهرهوری کارکنان و حفظ بالقوه آنان است. این امر نشان میدهد که افراد شما مشارکتکنندگان کلیدی و افرادی هستند که شرکت برای مهارتها و تجربههای منحصربهفردشان ارزش قائل است. به عبارت دیگر، مشارکت و ورودی آنها واقعاً تفاوت ایجاد می کند.
افزایش روحیه
اعضای تیم با رضایت شغلی پایین، مرخصی بیشتری از کار میگیرند، زمانی که در دفتر کار میکنند بهرهوری کمتری دارند و اغلب بر بهرهوری سایر کارکنان در زمان حضور تأثیر منفی میگذارند. با این حال، وقتی یک کارمند درک درستی از کاری که باید انجام دهد و چگونگی ارتباط آن با موفقیت کلی تیم داشته باشد، انرژی و غرور بیشتری را به کار خود می آورد.
بهبود بهرهوری
تکنیک های ارتباطی بهتر به کارکنان کمک می کند تا نقشهای خود را بهتر درک کنند، که به نوبه خود به کارکنان کمک میکند وظایف محوله را بهتر انجام دهند. از طریق این تکنیکها میتوان در منابع و زمان صرفه جویی کرد، بنابراین کار بیشتری انجام داد و استرس را کاهش داد.
افزایش وفاداری
نگه داشتن کارمندان برای چندین سال میتواند قدرت سازمان را افزای شدهد و بر نتیجه نهایی تأثیر بگذارد. بسیاری از مشاغل به سالها تجربه نیاز دارند تا اینکه یک کارمند تخصص کافی برای هدایت نوآوری، حل مشکلات حیاتی و رهبری دیگران داشته باشد. اینکه یک کارمند چه احساسی نسبت به شرکت دارد بر اساس اینکه چگونه با آنها به عنوان یک فرد رفتار می شود و ارزش قائل می شود بر میزان وفاداری آنها تأثیر میگذارد.
همکاری بهتر
امروزه اکثر شرکتها از فناوریهایی استفاده میکنند که اعضای تیم را ملزم به حضور در یک اتاق، یک ساختمان یا حتی یک کشور نمیکند. این تغییر، چالشهای ارتباطی جدیدی را ارائه میکند، به این معنی که مدیران میتوانند با کمک به گروهها برای برقراری ارتباط مؤثر هنگام استفاده از آخرین فناوریها، همکاری را تسهیل کنند.
درگیریهای کمتر
بسیاری از درگیریها از ارتباط نادرست نشات میگیرند. ارتباطات ضعیف میتواند روابط منفی یا حتی محیط های کاری سمی یا خصمانه ایجاد کند. ایجاد ارتباطات شفاف میتواند فرهنگ شرکت را بهبود بخشد و از سوءتفاهم بین مدیران و کارکنان جلوگیری کند که مستلزم اصلاح سبک های ارتباطی است که بر گوش دادن به دیگران، داشتن همدلی و در نظر گرفتن تفاوت های فردی تمرکز دارد.
انگیزه بیشتر
روانشناسان دریافتهاند که تا زمانی که مردم «چرا» یک مفهوم را درک نکنند، کمتر آن را درک میکنند یا به خاطر میآورند. همین امر در مورد بسیاری از جنبههای زندگی کاری افراد نیز صدق میکند. به عنوان یک مدیر، یکی از مهارت های ارتباطی کلیدی شنیدن «چرا» و پیگیری یک «چرا» است. این رویکرد به شما در ایجاد انگیزه در کارکنان کمک میکند.
راهکارهایی برای توسعه مهارتهای ارتباطی زمان دورکاری
برقراری ارتباط خوب برای رهبران و مدیران در حین کار از راه دور اهمیت بیشتری دارد. انجام این کار به خوبی میتواند به ایجاد اعتماد و ارتباط با تیم شما کمک کند و از برخی از ناامیدی های ناشی از ارتباط نادرست جلوگیری کند.
در اینجا چند زمینه برای بهبود ارتباطات از راه دور وجود دارد:
شفاف سازی انتظارات
انتظارات را از قبل بیان کنید و آنها را در پایان یک ارتباط تکرار کنید. حتی بهتر، از طرف مقابل بخواهید درک خود از انتظارات شما را مجدداً بیان کند.
درگیر جریان دو طرفه باشید
با دور بودن میتوان کارمندان را راحتتر بررسی کرد. در مورد نقش دادن به دیگران در ارتباط، آگاهانه و خلاق باشید. سوال بپرسید، از ابزارهای نظرسنجی و رتبهبندی استفاده کنید و پاسخها را به شکل ایموجی، گیف یا توصیفکنندههای تک کلمهای بخواهید. (از تکنولوژی بیشترین استفاده را ببرید.)
قدرت حضوری بودن را به خاطر بسپارید
بسیاری از موارد را میتوان در فضای صاف متن بدون نشانههای اضافی مانند لحن صدا و حالت چهره به اشتباه تفسیر کرد. فقط از طریق متن یا چت به طور پیش فرض ارتباط برقرار نکنید. یک تماس تصویری تیمی یا ملاقات حضوری میتواند ارتباط بهتر و تفاهم مشترک برقرار کند و به دیگران فرصتی میدهد تا زمینههای ناهماهنگی را آشکار کنند.
بر کیفیت تمرکز کنید
افراد ممکن است هنگام دورکاری از زمان خود محافظت کنند، بنابراین مطمئن شوید که رویدادهای زنده به خوبی فکر شده باشند. برنامهها، اهداف جلسه یا مطالعه پیشنیاز را از قبل ارسال کنید تا به افراد کمک کنید تا برای گفتگوهای سازنده آماده شوند.
یک فضای غیررسمی ایجاد کنید
میدانیم که نیم خوب و فرهنگ اشتراک گذاری هر دو پایه و اساس ارتباطات روزانه موثر در محل کار هستند، با این حال، ساخت و نگهداری آنها بدون فرصتهایی برای تعامل معمولی مانند ساعات اختصاص داده شده به تفریح یا کانالهای غیر کاری دشوار است .
توجه خود را نشان دهید
لازم نیست زمان زیادی را صرف چک کردن با افراد و پرسیدن در مورد زندگی شخصی آنها کنید، اما اکنون بیش از هر زمان دیگری، ارزش این را دارد که به خود یادآوری کنید که گیرندگان ارتباطات شما افراد واقعی هستند که چالش ها، حواس پرتی، امیدها و ترس های خاص خود را دارند. قبل از برقراری تماس ویدیویی یا ارسال ایمیل، سعی کنید آن شخص را در سمت دیگر تصورکنید.
ارتباط بهتر را از امروز شروع کنید
اینکه ارتباطات هر ساله در صدر فهرست مهارتهای مورد تقاضای کارفرمایان قرار می گیرد دلیلی دارد. ارتباطات چیزی است که باعث می شود روابط حرفه ای و شخصی ما به خوبی پیش برود. این به نحوی مراقبت از خود، تسریع تغییرات و انجام کارها است و دلیل کافی برای بهبود و ادامه بهبود این مهارتهای مهم است. خوشبختانه، همه ما میتوانیم یاد بگیریم که بهتر ارتباط برقرار کنیم.