تمرینهایی برای بهبود مهارتهای ارتباطی
همه از اهمیت مهارت ارتباطی میگویند
ارتباط در محل کار از فرد شروع میشود اما به همینجا ختم نمیشود. فرهنگ کاری، فناوری و پروتکلها همگی میتوانند در تاثیرگذاری ارتباطات در محل کار شما نقش داشته باشند. برقراری ارتباط موثر با همکاران، کلید داشتن یک تجربه کاری مثبت به حساب میآید پس باید در هنگام تعامل با دیگران مهارتهای ارتباطی خود را افزایش دهید.
مهارت ارتباطی، مهمترین مهارت برای افراد
مدیران اجرایی به طور مداوم ارتباط خوب را به عنوان یکی از مهم ترین مهارتهای کارکنان رتبه بندی میکنند، به این دلیل که ارتباطات هسته اصلی هر کسب و کاری است، حتی کارمندی که به تنهایی کار میکند همچنان احتمالاً با مردم چه از طریق تلفن یا از طریق ایمیل ارتباط برقرار میکند. توانایی به دست آوردن اطلاعات به وضوح کار را کارآمدتر، قابل فهمتر و کمتر خسته کننده میکند. برخی از افراد موفق ارتباطدهنده بدی هستند، اما کسب مهارتهای ارتباطی بهتر راهی تقریباً مطمئن برای موفقیت بهتر است. همیشه جای پیشرفت وجود دارد و همه میتوانند از آموزش ارتباطات یاد بگیرند، حتی کسانی که چندین بار آن را تجربه کرده اند. بهبود ارتباطات کاری با رضایت شغلی بهتر، بهبود عملکرد شرکت، افزایش بهره وری و کارمندان توانمندتر مرتبط است.
تاثیرات مهارت ارتباطی نداشتن
یک نیرو در مرکز پشتیبانی هنگام تماس با مشتری عصبانی نمیتواند خود را کنترل کند و مشتری از دست میرود. یک کارمند ناامید داستان خود را به رسانههای اجتماعی میبرد. یک تیم بازاریابی روز خود را با ایمیلهای گیجکننده تلف میکند. یک کارمند خرده فروشی به مشتری توهین میکند و فروش را از دست میدهد. اینها مواردی هستند که تقریباً هر روز اتفاق میافتند، و بیشتر آنها در یک چیز خلاصه میشوند: فقدان آموزش ارتباطات.
هفت راه برای توسعه مهارتهای ارتباطی در محل کار
اکنون که اهمیت ارتباط خوب در محل کار را درک کردهاید، باید بدانید که چگونه این مهارتها را توسعه دهید. به یاد داشته باشید: ارتباط مؤثر مربوط به گوش دادن فعال است، اگرچه ممکن است غیر شهودی به نظر برسد، رویکرد “اول شنونده بودن” اغلب به شما کمک میکند تا پیام خود را ساختار دهید.
در اینجا هفت نکته برای توسعه مهارتهای ارتباطی شما آورده شده است:
به آن فکر کنید
چارچوبهای ارتباطی زیادی وجود دارد، اما اگر میخواهید مهارتهای ارتباطی خود را بهبود ببخشید، با عادت کردن به پرسیدن این پنج سوال برای هر ارتباطی که ایجاد میکنید، شروع کنید:
- چرا ارتباط برقرار میکنید؟
- گیرنده، مخاطب یا شرکت کننده کیست؟
- هدف شما چیست؟
- شما میخواهید که گیرنده در نتیجه ارتباط چه کاری انجام دهد؟
- چه فرمتی به بهترین شکل هدف شما را محقق میکند؟
اگر برای پاسخ دادن به این پنج سوال مشکل دارید، باید زمان بیشتری را صرف فکر کردن در مورد چگونگی و چرایی ارتباط خود کنید. سپس، درک خود را با همکاران یا مدیر خود آزمایش کنید.
به آن زمان بدهید
آنچه را که میخواهید بگویید برنامه ریزی کنید و ارتباطات خود را مرور کنید تا مطمئن شوید که واقعاً کار مورد نیاز خود را انجام میدهد، مخصوصاً برای ارتباطات نوشتاری، این به معنای: تجدید نظر، تجدید نظر، تجدید نظر است. به یاد داشته باشید، ارتباطات عالی ممکن است بدون دردسر به نظر برسد، اما به ندرت اینطور است.
کار را آسان کنید
ارتباطات در محل کار تقریباً همیشه هدف بزرگتری دارد. همه افراد مشغله بالایی دارند پس آنها را مجبور نکنید خیلی سخت کار کنند تا بفهمند چه میگویید و چه کاری باید انجام دهند. هدف و نکته اصلی خود را از ابتدای ارائه یا ارتباط نوشتاری بیان کنید تا مخاطبان شما بدانند که به کجا میخواهید برسید. سپس جزئیات را تکمیل کنید.
ساده کنید
در حالی که نمیخواهید تسلیم شوید یا «آن را بیاهمیت جلوه دهید»، در ارتباطات کاری روزمره، مراقب باشید که به طرف مقابل بیش از حد سخت نگیرید که متوجه نشود. یک عبارت واضح و ساده پیدا کنید تا منظورتان را در بر بگیرد. آن را در ابتدا، وسط و پایان تکرار کنید و از یک تصویر ساده، داستان یا استعاره استفاده کنید تا منظور خود را واضح و به یاد ماندنی کنید.
آزمایش و تنوع
روی توسعه تکنیکهای مختلف برای نیازهای ارتباطی مختلف کار کنید. روی آزمایش یک جنبه از ارتباطات خود در یک زمان تمرکز کنید، به عنوان مثال، یک هفته را صرف توجه بیشتر به نحوه ساختار ارتباطات غیررسمی کنید. سپس یک هفته را صرف امتحان ساختارهای مختلف برای جلسات رسمی یا به روز رسانی کنید.
تمرین و تأمل کنید
در مورد اینکه چه چیزی خوب پیش میرود و چه چیزی در ارتباطات روزمرهتان خوب نیست فکر کنید. شاید ایمیلی که به مدیرتان ارسال شده خوب نبوده است، آیا میتوانید ببینید که چگونه ممکن است سوء تعبیر شده باشد؟ دفعه بعد چه کاری متفاوت انجام میدهید؟ به طور مشابه، اگر مکالمه با یک همکار نتایج مورد انتظار را به همراه نداشت، سعی کنید تشخیص دهید که آیا آنچه را که نیاز داشتید به وضوح بیان کرده اید یا خیر.
به دنبال بازخورد باشید
از چند همکار مورد اعتماد و مدیر خود بخواهید که مهارتهای ارتباطی شما را ارزیابی کنند. ابتدا از آنها بخواهید به طور جداگانه به ارتباطات نوشتاری و گفتاری شما امتیاز دهند (یعنی در مقیاس 1-10). سپس این سه سوال را بپرسید:
- برای برقراری ارتباط بهتر با شما چه کاری را باید شروع کنم؟
- در ارتباطاتم با شما چه کاری را باید متوقف کنم؟
- برای بهبود نحوه برقراری ارتباط در این سازمان روی چه حوزه یا مهارتی باید کار کنم؟
اگر احساس میکنید پرسیدن این سوالات سخت است، یا برداشت نادرستی از آنها میشود، کافیست خودتان در طول زمان نسبت به بازخوردها تیزحستر باشید.