هفت مهارت مهم در اتباطات سازمانی
چطور در رقابت با دیگران برای تصاحب جایگاه شغلی متفاوت شوید؟
اگر میخواهید در رقابت متمایز شوید، اینها برخی از مهارتهای ارتباطی برتر هستند که استخدامکنندگان و مدیران استخدام میخواهند در رزومه شما ببینند. این مهارتها را برجسته کنید و آنها را در طول مصاحبههای شغلی نشان دهید، در این صورت تاثیر اولیه خوبی خواهید داشت. پس از استخدام، به توسعه این مهارت ها ادامه دهید و مدیر، هم تیمی ها و هرکسی که با آنها در ارتباط هستید را تحت تأثیر قرار دهید.
چه مهارتهایی تاثیر زیادی بر برقراری ارتباط موثر میگذارد؟
گوش دادن موثر
شنونده خوب بودن یکی از بهترین راه ها برای برقراری ارتباط موثر است. هیچکس دوست ندارد با کسی ارتباط برقرار کند که برای گوش دادن به صحبت های طرف مقابل وقت نمیگذارد. اگر شنونده خوبی نیستید، درک کاری که از شما خواسته میشود، سخت خواهد بود درنتیجه برای تمرین فعالانه گوش دادن وقت بگذارید. گوش دادن فعال شامل توجه دقیق به آنچه طرف مقابل میگوید، پرسیدن سوال های روشن کننده و بازتعریف آنچه گفته شده برای اطمینان از درک است. مثلا میتوان گفت: پس آنچه شما میگویید ….. از طریق گوش دادن فعال میتوانید بهتر بفهمید که طرف مقابل چه میخواهد بگوید و میتوانید به درستی پاسخ دهید.
ارتباط غیرکلامی
زبان بدن، تماس چشمی، حرکات دست و لحن صدا، همگی رنگی به پیامی که میخواهید منتقل کنید میدهند. همچنین توجه به سیگنال های غیرکلامی دیگران نیز میتواند نشان دهد آن ها در واقع چه احساسی دارند. مثلا اگر به چشمان شما نگاه نمیکند، ممکن است ناراحت باشد یا حقیقتی را پنهان میکند.
واضح و خلاصه بودن
ارتباط کلامی خوب یعنی به اندازه کافی گفتن، نه کم و نه زیاد. سعی کنید پیام خود را در کمترین کلمه ممکن بیان کنید. آنچه میخواهید به طور واضح و مستقیم بگویید چه در حال صحبت حضوری، تلفنی و یا حتی از طریق ایمیل هستید.
دوستانه بودن
از طریق یک لحن دوستانه، یک سوال شخصی یا صرفا یک لبخند، دیگران را تشویق میکنید تا با شما ارتباطی باز و صادقانه داشته باشند. مهم است که در تمام ارتباطات محل کار خود ادب را رعایت کنید و این مهم، هم در اتباطات حضوری و هم در ارتباطات نوشتاری است. در صورت امکان ایمیل های خود را شخصی سازی کنید که باعث شود گیرنده احساس قدردانی بیشتری داشته باشد.
اعتماد بنفس
مهم است که در تعامل با دیگران اطمینان داشته باشید. اعتماد به نفس شما نشان میدهد که به آنچه میگویید اعتقاد دارید و آن را دنبال خواهید کرد. ایجاد اعتماد بنفس میتواند به سادگی برقراری ارتباط چشمی یا استفاده از لحنی محکم و دوستانه باشد. از بیان جملات سوالی خودداری کنید. البته متکبرانه و پرخاشگر هم به نظر نرسید.
احترام
اگر به دیگران و عقایدشان احترام بگذارید، دیگران نیز برای برقراری ارتباط با شما انعطاف بیشتری خواهند داشت. اقدامات سادهای مانند استفاده از نام شخص، برقرای تماس چشمی و فعالانه گوش دادن هنگام صحبت کردن، باعث میشود که احساس احترام به طرف مقابل القا شود. در تماس های تلفنی از حواس پرتی خودداری کنید و روی مکالمه تمرکز کنید. با صرف زمان برای ویرایش پیام ارسالی خود، احترام خود را از طریق ایمیل منتقل کنید. اگر یک ایمیل گیج کننده و شلخته ارسال کنید، گیرنده احساس میکند که به اندازه کافی به او احترام نمیگذارید.
بازخورد
توانایی بازخورددادن و دریافت مناسب آن یک مهارت ارتباطی مهم است. مدیران و سرپرستان باید به طور مداوم به دنبال راههایی برای ارائه بازخورد سازنده به کارکنان باشند، چه از طریق ایمیل، تماس تلفنی یا به روزرسانی وضعیت پروژهها. توجه داشته باشید که بازخورد دادن مستلزم تعریف و تمجید نیز میباشد. چیزی به سادگی گفتن یک کار خوب به یک نفر میتواند انگیزه وی را تا حد زیادی افزایش دهد. به طور مشابه شما نیز باید بارزخورد دیگران را بپذیرید.
چرا توانایی ارتباط موثر به این میزان مورد توجه است؟
توانایی برقراری ارتباط موثر با دیگران، مهم نیست که در چه حوزه ای باشید، این مهارتها به شما کمک میکند تا استخدام شوید، ارتقا پیدا کنید و در طول حرفه خود موفق باشید.
چطور مهارت های خود را برجسته کنید؟
- مهارتهای خود را با شغل مورد نظر مطابقت دهید. فهرست مشاغل را تجزیه و تحلیل کنید و با توجه ویژه به مهارتهای مورد نیازی که در شرح شغل برجسته شدهاند، رزومه خود را مطابق نیاز آن شغل شخصی کنید.
- با سایر مهارتهای مورد نیاز آشنا شوید. مهارتهای نرمی مانند ارتباط موثر ممکن است در شرح شغل مورد توجه قرار نگیرند، اما همچنان مورد علاقه مدیران هستند.
- از مصاحبههای شغلی به نفع خود استفاده کنید. مصاحبه های شغلی فرصتی را فراهم میکند تا به مسئول مربوطه نشان دهید که مهارت ارتباط کلامی لازم برای موفقیت در یک شغل را دارید، نه اینکه فقط به آنها بگویید که این کار را انجام میدهید. از مکث قبل از پاسخ دادن به سوالات نترسید و در صورت نیاز توضیح اضافه درخواست کنید.
- زمانی که کار را به دست آوردید متوقف نشوید. اگر میخواهید بعد از استخدام تاثیر ماندگاری بر روی همکاران خود داشته باشید، از مهارتهای ارتباطی خود در محل کار استفاده کنید، چه شرکت در یک جلسه یا صحبت با یک مشتری باشد، شما فرصت های زیادی برای نشان دادن میزان ارتباط خود خواهید داشت.