پنج استراتژی برای بهبود روابط در سازمان ها

ارتباط موثر، مثل یک چسب قوی همکاران را کنار هم نگه می‌دارد

ارتباط موثر خوب، تمامی همکاران، از مدیران ارشد تا پایین‌ترین رده‌های سازمانی را متحد می‌کند تا به سوی یک هدف مشترک حرکت کنند. و اگر روابط سازمانی به خوبی پیش نرود، در آینده‌ای نه‌چندان دور، باعث ایجاد سردرگمی افراد و رها شدن آن‌ها از سازمان میشود.

نقش استراژی بهبود روابط سازمانی

اجرای برخی استراتژی های سازمانی میتواند به صورت موثری کیفیت روابط را بهبود بخشد و همکاری کارکنان و مدیران را به طور چشمگیری افزایش دهد.

چرا ارتباطات سازمانی مهم هستند؟

ارتباطات سازمانی مهم‌اند چون کارکنان و مدیران باید مرتبا با یکدیگر تعامل داشته باشند و اطلاعات، اسناد و بازخوردهای مهم را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

چطور میتوانیم ارتباطات سازمان را بهبود ببخشیم؟

بدون هیچ مقدمه ای در اینجا چند استراتژی جهت بهبود روابط سازمانی برای کمک به حل مشکلات و تعارضات و همچنین بهتر شدن مسیر انتقال اطلاعات را بیان میکنیم:

ایجاد برنامه ارتباطی در سازمان

شکست در برنامه ریزی در واقع برنامه ریزی برای شکست است! اگر سازمانی برنامه ارتباطی داخلی نداشته باشد، باید در اسرع وقت نسبت به راه اندازی و اجرا این سیستم اقدام کند. یک استراتژی ارتباطی عالی باید به شما پاسخ سوالات زیر را بدهد:

• از چه کانال های ارتباطی باید استفاده کرد؟
• چگونه اطمینان داشته باشیم اطلاعات در زمان مناسب به دست افراد مورد نظر می‌رسد؟
• چگونه کارکنان را تشویق کنیم که در گفتگوها مشارکت داشته باشند؟
• سوالات مهم و کلیدی شخصی سازی شده مربوط به سازمان شما!

برنامه‌ای برای شش ماه و یا یکسال آینده سازمان خود مشخص کنید و از اجرایی شدن آن اطمینان حاصل کنید. در طول مسیر هر کجا که احساس نیاز به تغییر را در برنامه را مشاهده کردید، نترسید و تغییرات را اعمال کنید. (فراموش نکنید که پیشرفت خودتان را پس از اجرایی شدن این برنامه ها مقایسه کنید.)

برگزاری جلسات یک به یک

شاید برخی نگرانی‌ها و یا مشکلات را نتوان در جلسات گروهی عنوان کرد. مثلا ممکن است شکایت‎‌های شخصی پرسنل و یا مشکلات عملکرد برخی واحدها را نتوان در یک محیط گروهی مورد بحث قرار داد. بسیار بهتر است که در سازمان‌ها جلسات انفرادی با افراد شکل بگیرد و به همه فرصت تعامل داده شود. هرچند در این جلسات اگر تیزحس باشید می‌توانید با استفاده از زبان بدن و سبک ارتباطی افراد، آن ها را بیشتر و بهتر بشناسید و ادامه تعامل با آن‌ها را بهبود دهید.

پیشنهاد می‌شود که حتی اگر موضوع خاصی برای برگزاری جلسه ندارید، زمان مشخصی را برای ارتباط یک به یک با کارکنان اختصاص دهید تا ارتباط بین شما موثرتر شود و پیوند بهتری با آنان برقرار کنید.

افرایش ارتباط دوطرفه

ارتباط مثل یک خیابان دو طرفه است. یک سازمان برای رسیدن به پتانسیل کامل همکاری خود باید جریان انتقال اطلاعات را از مدیریت ارشد به کارکنان و بالعکس داشته باشد. اگر کارکنان نتوانند سوال بپرسند و در مورد اطلاعات و پروژه‌ها بحث کنند، تاملی برقرار نمی‌شود و مدیریت تنها دستوراتی جهت اجرا صادر کرده است. هرچند قبول داریم که برخی مسائل غیرقابل مذاکره هستند!

استراتژی ارتباطی صحیح سازمان، سرمایه گذاری در ایجاد فضای تعاملی مدیریت ارشد و کارکنان است. گوش دادن موثر به بازخوردها به شما کمک می‌کند که پیام ها را به طور شفاف منتقل کنید و شکاف‌های اطلاعاتی را پر کنید.

پس در اسرع وقت، برای تسهیل ارتباطات دو طرفه در سازمان برنامه ریزی کنید!

ثبات داشتن در ارتباطات

تمامی ارتباطات سازمان، چه کتبی یا شفاهی، چه داخلی و یا خارجی، می‌بایست فرهنگ آن سازمان را با خود به همراه داشته باشد. کمترین میزان ابهام را داشته باشد و باعث اتحاد هرچه بیشتر افراد دخیل در آن موضوع شود. این چنین ارتباطی به سازمان کمک می‌کند تا با روحیه‌ای بالا و شفاف تعاملات را برقرار کند و از انواع درگیری و سوتفاهم جلوگیری به عمل آورد.

باید به خاطر داشته باشیم که هرچه سازمان بزرگتر شود و افراد بیشتری در ارتباطات مشارکت داشته باشند، ثابت نگه داشتن نحوه ارتباطی سخت‌تر خواهد شد.  پس هر سازمانی باتوجه به اندازه خود نیازمند مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و بهترین شیوه‌های مشترک ارتباطی است که همه بتوانند هنگام ایجاد محتوا به آن رجوع کنند. میتوان این دستورالعمل‌ها را “قالب راهنمای سبک ارتباطی” نامید.

به تمامی کارکنان، ارتباط موثر را آموزش دهید

منظور از تمامی کارکنان، از تیم مدیریت ارشد تا آخرین رده پستی در سازمان است. همه ما بخش زیادی از زندگی خود را صرف برقراری ارتباط با دیگران کرده‌ایم اما این لزوما به این معنی نیست که در آن مهارت داریم.

به عنوان مثال، بسیاری از کارکنان چنان سبک ارتباطی منطقی و مبتنی بر واقعیت دارند که اغلب فراموش می‌کنند احساسات دیگران را در نظر بگیرند. برخی دیگر ممکن است اغلب تحت تاثیر احساسات باشند و جزئیات مهم و کلیدی را از دست بدهند. شکاف موجود ممکن است منجر به تعارضات بسیار در ارتباطات، ابهام در انتقال اطلاعات و ایجاد مشکل در سازمان شود.

بنابراین در هر سازمانی، ارتباطات موثر باید به طور فعال آموزش داده شود و بخش حیاتی از برنامه آموزشی سازمان باشد. آموزش ارتباط موثر به کارکنان کمک می‌کند که چگونه احساسات خود را کنترل کنند و ایده‌های خود را به طور واضح و جامع ارائه دهند.